La maggior parte dei piccoli team non deve cambiare strumento. Deve smettere di ricopiare la stessa settimana ogni domenica sera. Se i turni stanno in Excel e le modifiche stanno in un gruppo WhatsApp, questa è la strada più breve e onesta verso un'app. Calcola circa dieci minuti la prima volta: quasi tutto il tempo serve a controllare che i nomi siano stati letti bene. Pubblicheremo un tempo mediano misurato quando avremo abbastanza configurazioni reali.
Prima di iniziare
Ti serve il planning che usi oggi, in qualunque forma: la foto del foglio di carta, uno screenshot del foglio di calcolo o un PDF. Ti servono anche i numeri di telefono del team, che probabilmente hai già nel gruppo.
I passaggi
- Crea l'attività. Scegli il tipo (ristorante, negozio, residenza e così via). Precompila ruoli e turni tipici, che puoi modificare.
- Fotografa il planning attuale. Scatta una foto, fai uno screenshot o carica un PDF. L'app legge nomi, giorni e orari e li mostra in una schermata di controllo.
- Correggi ciò che ha letto male. La scrittura a mano e le celle unite sono i punti dove si sbaglia. Correggi una cella e conferma: finché non confermi non viene importato nulla.
- Indica quante persone servono a ogni turno. Per esempio due in cucina e tre in sala a cena, uno in meno il martedì. Lo fai una volta.
- Aggiungi le regole. Parti dai modelli, come un minimo di 11 ore tra un turno e l'altro, oppure scrivi una regola a parole tue e conferma la scheda che l'app ti mostra.
- Invita il team. Manda il link su WhatsApp o SMS, oppure mostra un QR. I dipendenti entrano col numero di telefono e vedono subito i propri turni. I dipendenti non pagano mai.
- Costruisci la settimana, controlla, pubblica. Un tocco costruisce la prossima settimana. Ogni assegnazione dice perché è stata fatta e i buchi sono evidenziati. Cambia ciò che vuoi, poi pubblica.
Cosa va dove
| Cosa hai oggi | Dove finisce |
|---|---|
| Una riga per persona in Excel | Un dipendente con ruoli e limiti di contratto |
| Le colonne dei giorni | La griglia settimanale |
| "M", "S", "Notte" in una cella | Un modello di turno con orario di inizio e fine |
| I colori | Modelli di turno; i colori non vengono letti come regole |
| La chat dove si chiede chi può sostituire | Cambi turno e turni aperti nell'app |
| I messaggi "sono malato" | Una sostituzione: i colleghi idonei ricevono la proposta |
| I totali delle ore in fondo al foglio | Il riepilogo ore e l'export CSV per il tuo consulente del lavoro |
| La copia stampata in bacheca | Un link di sola lettura che chiunque apre senza installare nulla |
Le differenze, con onestà
- Excel è gratis e infinitamente flessibile. L'app è gratuita fino a 5 dipendenti; fino a 10 dipendenti sono 8,49 EUR al mese fissi, oltre sono 1,99 EUR a dipendente, a scaglioni. Se il tuo planning non cambia mai, un foglio può bastare.
- Il team ha bisogno di un telefono per sfruttarla davvero. Chi non vuole installare nulla può comunque aprire un link o ricevere il planning come immagine.
- Non tutto ciò che c'è in un foglio complicato sopravvive all'importazione. Formule, note a margine e celle unite vanno guardate da una persona. Per questo esiste la schermata di controllo.
- WhatsApp può restare. Continua a scriverti lì, se vuoi. Planning e richieste di cambio stanno semplicemente in un posto solo.
- Le regole locali sono valori predefiniti, non consulenza legale. Verifica il tuo CCNL.
Dopo la prima settimana
Confronta il riepilogo ore con quello che ti aspettavi, poi attiva le disponibilità settimanali se hai part-time, così ognuno propone gli slot in cui può lavorare prima che tu costruisca. Quando vuoi, usa il calcolatore ore e straordinari per controllare una settimana complicata.
Domande frequenti
Devo cancellare il mio file Excel?
No. Tienilo come copia di sicurezza. Dopo l'importazione nulla nell'app dipende da quel file.
E se il planning è scritto a mano?
Fotografalo con buona luce, dritto e frontale. Aspettati di correggere qualche cella nella schermata di controllo.
I miei dipendenti devono creare un account?
Entrano con un link e il numero di telefono. Non pagano mai.
Posso provarla prima di importare i nomi veri?
Sì. Puoi esplorare prima un'attività dimostrativa.
Lascia stare il foglio Excel
Fotografa il planning che usi oggi: Turnifo importa persone e turni e poi costruisce la settimana prossima al posto tuo.
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