# Da Excel e WhatsApp a un'app per i turni in circa 10 minuti

> Un modo passo per passo per spostare i turni da un foglio Excel e da una chat di gruppo a un'app: fotografa il planning, controlla l'importazione, invita il team, costruisci la prima settimana.

Source: https://www.turnifo.com/it/switch-from/excel-whatsapp
Updated: 2026-10-31

La maggior parte dei piccoli team non deve cambiare strumento. Deve smettere di ricopiare la stessa settimana ogni domenica sera. Se i turni stanno in Excel e le modifiche stanno in un gruppo WhatsApp, questa è la strada più breve e onesta verso un'app. Calcola circa dieci minuti la prima volta: quasi tutto il tempo serve a controllare che i nomi siano stati letti bene. Pubblicheremo un tempo mediano misurato quando avremo abbastanza configurazioni reali.

## Prima di iniziare

Ti serve il planning che usi oggi, in qualunque forma: la foto del foglio di carta, uno screenshot del foglio di calcolo o un PDF. Ti servono anche i numeri di telefono del team, che probabilmente hai già nel gruppo.

## I passaggi

1. **Crea l'attività.** Scegli il tipo (ristorante, negozio, residenza e così via). Precompila ruoli e turni tipici, che puoi modificare.
2. **Fotografa il planning attuale.** Scatta una foto, fai uno screenshot o carica un PDF. L'app legge nomi, giorni e orari e li mostra in una schermata di controllo.
3. **Correggi ciò che ha letto male.** La scrittura a mano e le celle unite sono i punti dove si sbaglia. Correggi una cella e conferma: finché non confermi non viene importato nulla.
4. **Indica quante persone servono a ogni turno.** Per esempio due in cucina e tre in sala a cena, uno in meno il martedì. Lo fai una volta.
5. **Aggiungi le regole.** Parti dai modelli, come un minimo di 11 ore tra un turno e l'altro, oppure scrivi una regola a parole tue e conferma la scheda che l'app ti mostra.
6. **Invita il team.** Manda il link su WhatsApp o SMS, oppure mostra un QR. I dipendenti entrano col numero di telefono e vedono subito i propri turni. I dipendenti non pagano mai.
7. **Costruisci la settimana, controlla, pubblica.** Un tocco costruisce la prossima settimana. Ogni assegnazione dice perché è stata fatta e i buchi sono evidenziati. Cambia ciò che vuoi, poi pubblica.

## Cosa va dove

| Cosa hai oggi | Dove finisce |
|---|---|
| Una riga per persona in Excel | Un dipendente con ruoli e limiti di contratto |
| Le colonne dei giorni | La griglia settimanale |
| "M", "S", "Notte" in una cella | Un modello di turno con orario di inizio e fine |
| I colori | Modelli di turno; i colori non vengono letti come regole |
| La chat dove si chiede chi può sostituire | Cambi turno e turni aperti nell'app |
| I messaggi "sono malato" | Una sostituzione: i colleghi idonei ricevono la proposta |
| I totali delle ore in fondo al foglio | Il riepilogo ore e l'export CSV per il tuo consulente del lavoro |
| La copia stampata in bacheca | Un link di sola lettura che chiunque apre senza installare nulla |

## Le differenze, con onestà

- **Excel è gratis e infinitamente flessibile.** L'app è gratuita fino a 5 dipendenti; fino a 10 dipendenti sono 8,49 EUR al mese fissi, oltre sono 1,99 EUR a dipendente, a scaglioni. Se il tuo planning non cambia mai, un foglio può bastare.
- **Il team ha bisogno di un telefono per sfruttarla davvero.** Chi non vuole installare nulla può comunque aprire un link o ricevere il planning come immagine.
- **Non tutto ciò che c'è in un foglio complicato sopravvive all'importazione.** Formule, note a margine e celle unite vanno guardate da una persona. Per questo esiste la schermata di controllo.
- **WhatsApp può restare.** Continua a scriverti lì, se vuoi. Planning e richieste di cambio stanno semplicemente in un posto solo.
- **Le regole locali sono valori predefiniti, non consulenza legale.** Verifica il tuo CCNL.

## Dopo la prima settimana

Confronta il riepilogo ore con quello che ti aspettavi, poi attiva le disponibilità settimanali se hai part-time, così ognuno propone gli slot in cui può lavorare prima che tu costruisca. Quando vuoi, usa il [calcolatore ore e straordinari](/tools/work-hours-calculator) per controllare una settimana complicata.



### Devo cancellare il mio file Excel?
No. Tienilo come copia di sicurezza. Dopo l'importazione nulla nell'app dipende da quel file.

### E se il planning è scritto a mano?
Fotografalo con buona luce, dritto e frontale. Aspettati di correggere qualche cella nella schermata di controllo.

### I miei dipendenti devono creare un account?
Entrano con un link e il numero di telefono. Non pagano mai.

### Posso provarla prima di importare i nomi veri?
Sì. Puoi esplorare prima un'attività dimostrativa.