Informativa sulla privacy

1. Chi è responsabile di cosa

Per l'account del titolare o del responsabile dell'attività (email, telefono, dati di accesso) e per i visitatori del sito siamo titolari del trattamento.

Per i dati che un'attività inserisce sui propri dipendenti (nomi, telefoni, disponibilità, permessi, turni, ore) il titolare è l'attività e noi siamo responsabili del trattamento. Trattiamo questi dati solo su sue istruzioni, con un accordo sul trattamento dei dati (DPA) disponibile su richiesta tramite support@turnifo.com.

2. Chi siamo e dove siamo stabiliti

Turnifo è gestita da Tomer Hirschmann, Business ID 214975138 (Israel), un'attività individuale con sede in Israele. La Commissione europea riconosce a Israele un livello adeguato di protezione dei dati (decisione di adeguatezza), perciò i dati personali possono esserci trasferiti dall'UE e dallo SEE.

Non abbiamo nominato un rappresentante nell'UE ai sensi dell'art. 27 GDPR. Puoi contattarci ai recapiti indicati sopra.

3. Quali dati raccogliamo

Dati dell'account: nome, email, telefono, identificativi di accesso (anche con Apple e Google).

Dati di pianificazione: dipendenti, mansioni, modelli di turno, regole, disponibilità, richieste di permesso e di cambio turno, disponibilità settimanali, piani e turni, offerte di turno, premi e trattenute registrati dall'attività e i motivi delle assegnazioni.

Contenuti che ci invii: messaggi all'assistente, richieste di assistenza e foto dei turni.

Dati tecnici: dispositivo e versione dell'app, token per le notifiche push, log degli errori.

Eventi di analisi, solo se accetti l'analisi (sul sito e nell'app).

4. Ore, posizione e assenze

Se l'attività attiva la timbratura conserviamo orari di entrata e uscita, pause e, solo dove l'attività ha attivato il controllo della posizione o la timbratura automatica, la posizione geografica del dispositivo nel momento della timbratura. Non tracciamo la posizione in background né conserviamo uno storico degli spostamenti. Richieste di assenza, note e file allegati (ad esempio un certificato di malattia) possono rivelare dati sulla salute: solo la persona e i responsabili dell'attività possono leggerli, i colleghi vedono soltanto che qualcuno è assente. Le registrazioni dell'orario di lavoro sono conservate per il periodo che l'attività è tenuta a rispettare; i dati di posizione e i testi liberi vengono rimossi quando si elimina un account.

5. Trattamento con intelligenza artificiale

Due funzioni inviano contenuti a un fornitore di intelligenza artificiale: l'assistente e le regole in linguaggio naturale (il testo che scrivi e il contesto necessario per rispondere, come le tue impostazioni) e l'importazione dei turni da foto (la foto che carichi, che può contenere dei nomi). Il fornitore è Anthropic PBC, negli Stati Uniti. Tratta questi contenuti per nostro conto, solo per produrre la risposta o leggere la foto.

Prima del primo utilizzo di ciascuna funzione l'app te lo comunica e ti chiede di confermare una sola volta. Conserviamo che hai confermato, quando e con quale versione dell'avviso. Senza conferma le funzioni restano disattivate; il resto di Turnifo funziona normalmente.

Non usiamo questi contenuti per addestrare modelli. Le conversazioni con l'assistente sono conservate per 30 giorni e poi eliminate. Le foto dei turni servono solo a leggere nomi e orari e dopo non vengono conservate da noi. Il fornitore può conservare input e output per un periodo limitato secondo i propri termini, ad esempio per individuare abusi. Il trasferimento verso gli Stati Uniti si basa sulle clausole contrattuali standard.

Carica un piano turni solo se hai il diritto di condividere i nomi che contiene e non inserire nell'assistente dati sanitari o altri dati sensibili.

6. Perché li usiamo e su quale base giuridica

Per fornire il servizio e il contratto con l'attività (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR): pianificazione, notifiche, inviti, accesso, oltre all'assistente e all'importazione da foto dopo la tua conferma.

Per mantenere sicuro il servizio e risolvere i problemi (legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f).

Per misurare e migliorare il prodotto con l'analisi (consenso, art. 6, par. 1, lett. a). Puoi rifiutare o revocare il consenso in qualsiasi momento da "Impostazioni cookie" nel piè di pagina o dalle impostazioni privacy dell'app.

Per adempiere obblighi di legge, come contabilità e fisco (art. 6, par. 1, lett. c).

7. Dove sono conservati i dati e trasferimenti internazionali

Il database e i file sono conservati nell'Unione europea (Supabase, regione UE) e il motore di pianificazione gira nell'UE. Alcuni fornitori qui sotto hanno sede negli Stati Uniti o vi trattano dati (Vercel, Cloudflare, Anthropic, Resend, Expo, RevenueCat, Apple, Google). Per questi trasferimenti ci basiamo sul EU-US Data Privacy Framework, se il fornitore è certificato, e altrimenti sulle clausole contrattuali standard.

8. Sub-responsabili del trattamento

Per far funzionare Turnifo usiamo questi fornitori:

Aggiorneremo questo elenco prima di aggiungere un nuovo sub-responsabile che tratta dati personali.

• Supabase: database, autenticazione, hosting di file e funzioni. Unione europea.
• Vercel: hosting del sito. Rete globale; fornitore con sede negli Stati Uniti.
• Cloudflare: DNS e protezione di rete. Rete globale; fornitore con sede negli Stati Uniti.
• Fly.io: motore di pianificazione. Unione europea.
• PostHog: analisi del prodotto, solo con il tuo consenso. Unione europea.
• Anthropic: assistente, regole in linguaggio naturale e importazione da foto, solo dopo la tua conferma. Stati Uniti.
• Resend: email di servizio, come inviti e avvisi sui turni. Stati Uniti.
• Expo: invio delle notifiche push all'app. Stati Uniti.
• RevenueCat: stato degli abbonamenti acquistati nell'app. Stati Uniti.
• Apple e Google: pagamenti in-app e accesso con Apple o Google. Stati Uniti; sono titolari autonomi dei dati di pagamento e di accesso.

9. Pagamenti

Gli abbonamenti si acquistano tramite App Store o Google Play. Apple e Google elaborano il pagamento; noi non riceviamo i dati della carta. Riceviamo dallo store lo stato dell'abbonamento (piano, data di rinnovo), tramite RevenueCat.

10. Per quanto tempo conserviamo i dati

Dati dell'account e di pianificazione: finché l'account è attivo, poi eliminati o anonimizzati entro 30 giorni dall'eliminazione dell'account.

Backup: rimossi con un ciclo continuo fino a 35 giorni.

Eventi di analisi: fino a 14 mesi. Log del server: fino a 30 giorni. Conversazioni con l'assistente: 30 giorni.

Documenti contabili: come richiesto dalla normativa fiscale, in genere fino a sette anni.

11. Eliminare i tuoi dati

Puoi eliminare il tuo account dall'app (Impostazioni, poi Elimina account) oppure, senza l'app, dalla nostra pagina per eliminare l'account. Il titolare dell'attività può rimuovere i dipendenti in qualsiasi momento. Un dipendente che vuole cancellare i suoi dati può chiederlo al datore di lavoro o scriverci tramite support@turnifo.com.

12. I tuoi diritti

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei tuoi dati e opporti al trattamento. I dipendenti dovrebbero in genere rivolgersi prima al datore di lavoro, che è il titolare. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo di un altro paese UE (elenco sul sito del Comitato europeo per la protezione dei dati, edpb.europa.eu).

13. Cookie

Usiamo cookie essenziali per l'accesso e la lingua, che non richiedono consenso. L'analisi resta disattivata finché non la accetti.

14. Modifiche

Se facciamo modifiche rilevanti ti avviseremo nell'app o via email prima che si applichino.