Privacybeleid

1. Wie waarvoor verantwoordelijk is

Voor het account van de eigenaar of manager van een bedrijf (e-mail, telefoonnummer, inloggegevens) en voor bezoekers van de website zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de gegevens die een bedrijf over zijn medewerkers invoert (namen, telefoonnummers, beschikbaarheid, verlof, diensten, uren) is het bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wij verwerken deze gegevens alleen op instructie van het bedrijf, op basis van een verwerkersovereenkomst die je op aanvraag krijgt via het support@turnifo.com.

2. Wie wij zijn en waar wij gevestigd zijn

Turnifo wordt aangeboden door Tomer Hirschmann, Business ID 214975138 (Israel), een eenmanszaak gevestigd in Israël. De Europese Commissie erkent dat Israël een passend beschermingsniveau biedt (adequaatheidsbesluit), zodat persoonsgegevens vanuit de EU en de EER naar ons mogen worden doorgegeven.

Wij hebben geen vertegenwoordiger in de EU aangewezen op grond van art. 27 AVG. Je kunt ons bereiken via het contact hierboven.

3. Wat we verzamelen

Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, inlog-id's (ook bij inloggen met Apple en Google).

Roostergegevens: medewerkers, functies, dienstsjablonen, regels, beschikbaarheid, verlofaanvragen en ruilverzoeken, wekelijkse inzendingen, roosters en diensten, dienstaanbiedingen, door het bedrijf vastgelegde toeslagen en inhoudingen en de redenen voor toewijzingen.

Inhoud die je ons stuurt: berichten aan de assistent, supportverzoeken en foto's van roosters.

Technische gegevens: apparaat en appversie, token voor pushmeldingen, foutlogs.

Analysegebeurtenissen, alleen als je analyse accepteert (op de website en in de app).

4. Uren, locatie en afwezigheid

Als het bedrijf de tijdregistratie inschakelt, slaan we in- en uitkloktijden en pauzes op en, alleen als het bedrijf een locatiecontrole of automatisch inklokken heeft ingeschakeld, de geografische locatie van het apparaat op het moment van het inklokken. We volgen de locatie niet op de achtergrond en bewaren geen locatiegeschiedenis. Verlofaanvragen, notities en bijgevoegde bestanden (bijvoorbeeld een ziektebriefje) kunnen gezondheidsgegevens bevatten: alleen de persoon zelf en de managers van het bedrijf kunnen ze lezen, collega's zien alleen dat iemand afwezig is. Urenregistraties worden bewaard zolang het bedrijf daartoe verplicht is; locatiegegevens en vrije tekst worden verwijderd als een account wordt verwijderd.

5. Verwerking met kunstmatige intelligentie

Twee functies sturen inhoud naar een aanbieder van kunstmatige intelligentie: de assistent en regels in gewone taal (de tekst die je typt en de context die nodig is om te antwoorden, zoals je instellingen) en het importeren van een rooster via een foto (de foto die je uploadt, waarop namen kunnen staan). De aanbieder is Anthropic PBC in de Verenigde Staten. Die verwerkt deze inhoud in onze opdracht, alleen om het antwoord te maken of de foto te lezen.

Voordat je een van deze functies voor het eerst gebruikt, vertelt de app dit en vraagt ze je één keer te bevestigen. Wij slaan op dat je hebt bevestigd, wanneer en met welke versie van de tekst. Zonder bevestiging blijven de functies uit; de rest van Turnifo werkt gewoon.

Wij gebruiken deze inhoud niet om modellen te trainen. Gesprekken met de assistent bewaren we 30 dagen en verwijderen we daarna. Foto's van roosters worden alleen gebruikt om namen en tijden te lezen en worden daarna niet door ons bewaard. De aanbieder kan invoer en uitvoer volgens zijn eigen voorwaarden beperkte tijd bewaren, bijvoorbeeld om misbruik op te sporen. De doorgifte naar de Verenigde Staten is gebaseerd op standaardcontractbepalingen.

Upload alleen een rooster als je de namen daarop mag delen, en voer geen gezondheidsgegevens of andere gevoelige gegevens in bij de assistent.

6. Waarvoor we de gegevens gebruiken en op welke grondslag

Om de dienst te leveren en de overeenkomst met het bedrijf uit te voeren (art. 6 lid 1 sub b AVG): roosteren, meldingen, uitnodigingen, inloggen en, na jouw bevestiging, de assistent en het importeren van foto's.

Om de dienst veilig te houden en problemen op te lossen (gerechtvaardigd belang, art. 6 lid 1 sub f).

Om het product te meten en te verbeteren met analyse (toestemming, art. 6 lid 1 sub a). Je kunt op elk moment weigeren of intrekken via "Cookie-instellingen" in de voettekst of via de privacyinstellingen van de app.

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals boekhouding en belasting (art. 6 lid 1 sub c).

7. Waar gegevens worden opgeslagen en doorgifte naar derde landen

De database en bestanden staan in de Europese Unie (Supabase, EU-regio) en de roosterberekening draait in de EU. Enkele aanbieders hieronder zijn gevestigd in de Verenigde Staten of verwerken daar gegevens (Vercel, Cloudflare, Anthropic, Resend, Expo, RevenueCat, Apple, Google). Voor deze doorgiften baseren we ons op het EU-VS Data Privacy Framework als de aanbieder is gecertificeerd, en anders op standaardcontractbepalingen.

8. Subverwerkers

Om Turnifo te laten werken, gebruiken we de volgende aanbieders:

We werken deze lijst bij voordat we een nieuwe subverwerker inschakelen die persoonsgegevens verwerkt.

• Supabase: database, authenticatie, hosting van bestanden en functies. Europese Unie.
• Vercel: hosting van de website. Wereldwijd netwerk; aanbieder gevestigd in de Verenigde Staten.
• Cloudflare: DNS en netwerkbescherming. Wereldwijd netwerk; aanbieder gevestigd in de Verenigde Staten.
• Fly.io: roosterberekening. Europese Unie.
• PostHog: productanalyse, alleen met jouw toestemming. Europese Unie.
• Anthropic: assistent, regels in gewone taal en importeren van foto's, alleen na jouw bevestiging. Verenigde Staten.
• Resend: servicemails, zoals uitnodigingen en roostermeldingen. Verenigde Staten.
• Expo: bezorgen van pushmeldingen in de app. Verenigde Staten.
• RevenueCat: abonnementsstatus voor aankopen in de app. Verenigde Staten.
• Apple en Google: betalingen in de app en inloggen met Apple of Google. Verenigde Staten; zij zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor betaal- en inloggegevens.

9. Betalingen

Abonnementen worden gekocht via de App Store of Google Play. Apple en Google verwerken de betaling; wij ontvangen geen kaartgegevens. Van de store ontvangen we de abonnementsstatus (abonnement, verlengingsdatum), via RevenueCat.

10. Hoe lang we gegevens bewaren

Account- en roostergegevens: zolang het account actief is, daarna verwijderd of geanonimiseerd binnen 30 dagen na het verwijderen van het account.

Back-ups: verwijderd in een doorlopende cyclus van maximaal 35 dagen.

Analysegebeurtenissen: maximaal 14 maanden. Serverlogs: maximaal 30 dagen. Gesprekken met de assistent: 30 dagen.

Boekhoudgegevens: zolang de belastingwetgeving dat vereist, doorgaans maximaal zeven jaar.

11. Je gegevens verwijderen

Je kunt je account verwijderen in de app (Instellingen, dan Account verwijderen) of, zonder de app, via onze pagina voor accountverwijdering. De eigenaar van het bedrijf kan medewerkers op elk moment verwijderen. Een medewerker die zijn of haar gegevens wil laten wissen, kan dat vragen aan de werkgever of ons schrijven via het support@turnifo.com.

12. Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en bezwaar maken tegen de verwerking. Medewerkers wenden zich meestal eerst tot hun werkgever, de verwerkingsverantwoordelijke. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de toezichthouder van een ander EU-land (lijst op edpb.europa.eu).

13. Cookies

We gebruiken functionele cookies voor inloggen en taal, waarvoor geen toestemming nodig is. Analyse blijft uit totdat je die accepteert.

14. Wijzigingen

Als we belangrijke wijzigingen doorvoeren, laten we je dat vóór de invoering weten in de app of per e-mail.