Datenschutzrichtlinie

1. Wer wofür verantwortlich ist

Für das Konto der Inhaberin, des Inhabers oder der Führungskraft eines Betriebs (E-Mail, Telefonnummer, Anmeldedaten) und für Besucher der Website sind wir der Verantwortliche im Sinne der DSGVO.

Für die Daten, die ein Betrieb über seine Mitarbeitenden eingibt (Namen, Telefonnummern, Verfügbarkeit, freie Tage, Schichten, Arbeitsstunden), ist der Betrieb der Verantwortliche und wir sind sein Auftragsverarbeiter. Wir verarbeiten diese Daten nur auf Weisung des Betriebs, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags, den du auf Anfrage über das support@turnifo.com erhältst.

2. Wer wir sind und wo wir ansässig sind

Turnifo wird von Tomer Hirschmann, Business ID 214975138 (Israel) betrieben, einem Einzelunternehmen mit Sitz in Israel. Die Europäische Kommission hat festgestellt, dass Israel ein angemessenes Datenschutzniveau bietet (Angemessenheitsbeschluss). Personenbezogene Daten dürfen deshalb aus der EU und dem EWR an uns übermittelt werden.

Wir haben keinen Vertreter in der EU nach Art. 27 DSGVO benannt. Du erreichst uns über den oben genannten Kontakt.

3. Welche Daten wir erheben

Kontodaten: Name, E-Mail, Telefonnummer, Anmeldekennungen (auch bei der Anmeldung mit Apple und Google).

Planungsdaten: Mitarbeitende, Positionen, Schichtvorlagen, Regeln, Verfügbarkeit, Anträge auf freie Tage und Tauschwünsche, wöchentliche Einreichungen, Dienstpläne und Schichten, Schichtangebote, vom Betrieb erfasste Zuschläge und Abzüge sowie die Gründe für Zuweisungen.

Inhalte, die du uns sendest: Nachrichten an den Assistenten, Supportanfragen und Fotos von Dienstplänen.

Technische Daten: Gerät und App-Version, Token für Push-Benachrichtigungen, Fehlerprotokolle.

Analyseereignisse, nur wenn du der Analyse zustimmst (auf der Website und in der App).

4. Arbeitszeit, Standort und Abwesenheiten

Wenn der Betrieb die Zeiterfassung aktiviert, speichern wir Ein- und Ausstempelzeiten, Pausen und, nur wenn der Betrieb eine Standortprüfung oder die automatische Zeiterfassung aktiviert hat, den geografischen Standort des Geräts zum Zeitpunkt des Stempelns. Wir verfolgen den Standort nicht im Hintergrund und speichern keinen Standortverlauf. Abwesenheitsanträge, Notizen und angehängte Dateien (z. B. eine Krankmeldung) können Gesundheitsdaten enthalten: Nur die betroffene Person und die Führungskräfte des Betriebs können sie lesen, Kolleginnen und Kollegen sehen lediglich, dass jemand abwesend ist. Arbeitszeitaufzeichnungen werden so lange aufbewahrt, wie der Betrieb dazu verpflichtet ist; Standortdaten und Freitexte werden gelöscht, wenn ein Konto gelöscht wird.

5. Verarbeitung mit künstlicher Intelligenz

Zwei Funktionen senden Inhalte an einen KI-Anbieter: der Assistent und Regeln in normaler Sprache (der Text, den du eingibst, und der Kontext, der für die Antwort nötig ist, etwa deine Einstellungen) sowie der Import eines Dienstplans per Foto (das Foto, das du hochlädst und auf dem Namen stehen können). Der Anbieter ist Anthropic PBC in den USA. Er verarbeitet diese Inhalte in unserem Auftrag, nur um die Antwort zu erzeugen oder das Foto zu lesen.

Bevor du eine der beiden Funktionen zum ersten Mal nutzt, weist dich die App darauf hin und bittet dich, einmalig zu bestätigen. Wir speichern, dass du bestätigt hast, wann und mit welcher Version des Hinweises. Ohne Bestätigung bleiben die Funktionen ausgeschaltet; der Rest von Turnifo funktioniert wie gewohnt.

Wir verwenden diese Inhalte nicht, um Modelle zu trainieren. Unterhaltungen mit dem Assistenten bewahren wir 30 Tage auf und löschen sie dann. Fotos von Dienstplänen dienen nur dazu, Namen und Zeiten zu lesen, und werden danach von uns nicht gespeichert. Der Anbieter kann Eingaben und Ausgaben nach seinen eigenen Bedingungen für begrenzte Zeit aufbewahren, zum Beispiel zur Missbrauchserkennung. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf Standardvertragsklauseln.

Lade einen Dienstplan nur hoch, wenn du berechtigt bist, die darauf stehenden Namen weiterzugeben, und gib dem Assistenten bitte keine Gesundheitsdaten oder andere sensible Daten ein.

6. Wofür wir die Daten nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage

Um den Dienst und den Vertrag mit dem Betrieb zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO): Planung, Benachrichtigungen, Einladungen, Anmeldung sowie Assistent und Foto-Import nach deiner Bestätigung.

Um den Dienst sicher zu betreiben und Fehler zu beheben (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f).

Um das Produkt mit Analysen zu messen und zu verbessern (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. a). Du kannst jederzeit ablehnen oder widerrufen, über „Cookie-Einstellungen“ im Footer oder die Datenschutzeinstellungen der App.

Um rechtliche Pflichten zu erfüllen, etwa Buchhaltung und Steuern (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c).

7. Wo die Daten gespeichert werden und Übermittlungen in Drittländer

Datenbank und Dateien liegen in der Europäischen Union (Supabase, EU-Region); der Planungsalgorithmus läuft in der EU. Einige der unten genannten Anbieter haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten dort Daten (Vercel, Cloudflare, Anthropic, Resend, Expo, RevenueCat, Apple, Google). Für diese Übermittlungen stützen wir uns auf das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, und sonst auf Standardvertragsklauseln.

8. Unterauftragsverarbeiter

Zum Betrieb von Turnifo nutzen wir folgende Anbieter:

Wir aktualisieren diese Liste, bevor wir einen neuen Unterauftragsverarbeiter einsetzen, der personenbezogene Daten verarbeitet.

• Supabase: Datenbank, Authentifizierung, Hosting von Dateien und Funktionen. Europäische Union.
• Vercel: Hosting der Website. Globales Edge-Netzwerk; Anbieter mit Sitz in den USA.
• Cloudflare: DNS und Netzwerkschutz. Globales Netzwerk; Anbieter mit Sitz in den USA.
• Fly.io: Planungsalgorithmus. Europäische Union.
• PostHog: Produktanalyse, nur mit deiner Einwilligung. Europäische Union.
• Anthropic: KI-Assistent, Regeln in normaler Sprache und Foto-Import, nur nach deiner Bestätigung. USA.
• Resend: Versand von Service-E-Mails, etwa Einladungen und Dienstplanhinweise. USA.
• Expo: Zustellung von Push-Benachrichtigungen an die App. USA.
• RevenueCat: Abostatus für In-App-Käufe. USA.
• Apple und Google: Zahlungen in der App und Anmeldung mit Apple oder Google. USA; sie sind für Zahlungs- und Anmeldedaten eigenständig Verantwortliche.

9. Zahlungen

Abonnements werden über den App Store oder Google Play gekauft. Apple und Google wickeln die Zahlung ab; wir erhalten keine Kartendaten. Den Abostatus (Tarif, Verlängerungsdatum) erhalten wir vom Store über RevenueCat.

10. Wie lange wir Daten aufbewahren

Konto- und Planungsdaten: solange das Konto aktiv ist, danach Löschung oder Anonymisierung innerhalb von 30 Tagen nach der Kontolöschung.

Backups: werden in einem rollierenden Zyklus von bis zu 35 Tagen entfernt.

Analyseereignisse: bis zu 14 Monate. Serverprotokolle: bis zu 30 Tage. Unterhaltungen mit dem Assistenten: 30 Tage.

Buchhaltungsunterlagen: so lange das Steuerrecht es verlangt, in der Regel bis zu sieben Jahre.

11. Deine Daten löschen

Du kannst dein Konto in der App löschen (Einstellungen, dann Konto löschen) oder ohne App auf unserer Seite zur Kontolöschung. Die Inhaberin oder der Inhaber des Betriebs kann Mitarbeitende jederzeit entfernen. Wer als Mitarbeitende:r die eigenen Daten löschen lassen möchte, kann sich an den Arbeitgeber wenden oder uns über das support@turnifo.com schreiben.

12. Deine Rechte

Du kannst Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen und der Verarbeitung widersprechen. Mitarbeitende wenden sich in der Regel zuerst an ihren Arbeitgeber, der Verantwortlicher ist. Außerdem kannst du dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, in Deutschland bei der oder dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) oder der Datenschutzbehörde deines Bundeslandes, in anderen EU-Ländern bei der dortigen Aufsichtsbehörde (Liste auf edpb.europa.eu).

13. Cookies

Wir verwenden unbedingt erforderliche Cookies für Anmeldung und Sprache, für die keine Einwilligung nötig ist. Die Analyse bleibt aus, bis du zustimmst.

14. Änderungen

Wenn wir wesentliche Änderungen vornehmen, informieren wir dich vorher in der App oder per E-Mail.